Asenkron İletişim Verimliliği Artırabilir mi?

Pandemiden çok önce, birkaç şirket yavaş da olsa uzaktan çalışmayı benimsemeye başlamıştı. Ancak, neredeyse tüm şirketlerin uzaklara gitmek zorunda kaldığı 2020’de işler farklı bir hal aldı.

Şaşırtıcı bir şekilde, işler oldukça iyi çıktı. Örneğin , 16.000 çalışanla yapılan bir Stanford araştırması, evden çalışırken verimliliğin %13 arttığını buldu.

Buna rağmen, listenin başında iletişim ve işbirliği ile uzaktan çalışma modelinin zorlukları yok değil. Dünyanın her yerine dağılmış ekiplerle, saat dilimi ve dil engelleri gibi sorunlar sorunlu olabilir.

Bu günlerde, birbirimizle senkronize konuşma şeklimizin yerini asenkron iletişim aldı. Şimdi, tıpkı uzaktan çalışma gibi, asenkron iletişim de uzaktan çalışmanın geleceği olarak selamlanıyor. Ama, gerçekten öyle mi? Asenkron iletişim üretkenliği artırabilir mi?

Eşzamansız iletişimin ne olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin. Nasıl çalıştığını ve uzaktan çalışma ortamına nasıl fayda sağladığını paylaşacağız. Ayrıca, bunun kuruluşunuz için nasıl işe yarayacağına dair fikirleri tartışacağız.

Asenkron İletişim Nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, asenkron iletişim, gerçek zamanlı olarak gerçekleşmeyen iletişimdir. Birine e-posta gönderip anında yanıt vermesini beklememeniz buna iyi bir örnektir.

Aynı şekilde, proje yönetimi araçlarının kullanılması eşzamansız işbirliğine olanak tanır. Ekip üyeleri çalışmaları görüntülemek, yorum yapmak, belge eklemek vb. için istedikleri zaman oturum açabilir.

Başka bir deyişle, gönderene hemen yanıt vermek zorunda değilsiniz. Bunun yerine, durumun aciliyetine bağlı olarak, istediğiniz zaman yanıt verme lüksüne sahipsiniz.

Bir düşünün – bu kulağa mantıksız gelebilir. Sorunları anında çözmekten daha iyi ne olabilir ki?

Ancak, eşzamanlı iletişim her zaman iletişim kurmanın en iyi yolu değildir. Forbes’te yayınlanan bir araştırma , çalışanların yüzde 71’inden fazlasının, üretkenliklerini etkileyen bir faktör olan çalışırken sık sık kesintilerden şikayet ettiğini gösteriyor.

İronik olarak, asenkron iletişimin, daha kademeli bir iletişim tarzı olmasına rağmen üretkenliği arttırdığı gösterilmiştir.

Senkron iletişim ise insanların bir toplantıda olduğu gibi burada ve şimdi birbirleriyle konuştuğu canlı iletişimdir. Telefon görüşmeleri ve video konferans görüşmeleri de senkron iletişim kapsamına girer.

Asenkron İletişimin Avantajları Nelerdir?

Asenkron iletişimin artıları ve eksileri vardır. Her zaman uygulanabilir değildir ve belirli alanlara diğerlerinden daha fazla uyabilir. Bununla birlikte, uygun şekilde kullanıldığında, bir kuruluşa çeşitli faydaları olabilir:

Geliştirilmiş Verimlilik

Asenkron iletişim, kesintileri en aza indirerek bir iş gününde zaman kaybını azaltır. California Üniversitesi, Irvine doçent Gloria Mark , dikkatin dağılmasından sonra yeniden odaklanmanın ortalama 23 dakika 15 saniye sürdüğünü paylaşıyor.

Daha az dikkat dağıtıcı ile kişi derin odaklanmayı sürdürebilir, böylece daha üretken hale gelebilir.

Daha İyi İşbirliği

Çalışanlarınızın farklı zaman dilimleri, iletişim zorluklarına neden olabilir. Ancak asenkron iletişim ile çalışanlarınızın mesai saatleri dışında yanıt vermesi gerekmez. Mesajınız cevaplanmak için ertesi güne kadar bekleyebilir.

Dahası, istikrarlı bir internet bağlantısı etkili iletişimi engellemez.

Daha Fazla Esneklik

Konu yanıt verme olduğunda personeliniz daha fazla esnekliğe sahiptir. Bu, önce görevlere öncelik vermelerini sağlar. Bu, örneğin bir video görüşmesindeyken ve görüşmede aktif olarak bulunmanız gerektiğinde, senkronize iletişimde mümkün değildir.

Asenkron iletişim, sohbetleri kontrol etmek ve e-postaları yanıtlamak için bir zaman aralığı ayırmanıza olanak tanır.

Daha Az Toplantı Yorgunluğu

Zoom yorgunluğunu duyduysanız, bunun video konferans görüşmelerinde uzun süreler harcamanın bir sonucu olduğunu ve bunun vergiye dönüşebileceğini bilirsiniz. Sonunda, hayal kırıklıklarına ve tükenmişliğe yol açar.

Asenkron iletişim sayesinde, ekiplerin tüm gün senkronize çağrılara bağlı kalması gerekmez. Buna karşılık, düşünmek ve üretken çalışmaya odaklanmak için daha fazla zamanları olur.

Daha İyi Planlama

Son dakika, ASAP istekleri artık eşzamansız iletişimde bir seçenek değil. Yöneticiler, iş arkadaşlarına istekleri görmeleri ve yanıtlamaları için yeterli zaman tanımak için iş yüklerini ve işbirliklerini daha verimli planlamayı öğrenir.

Bu nedenle, hem yöneticiler hem de çalışanlar, bazen eşzamanlı iletişimde yaygın olabilecek daha az stresten muzdariptir.

Otomatik Kayıtlar

Çoğu zaman, senkronize iletişim, ister yüz yüze ister sanal toplantılar sırasında not almanızı gerektirir. Asenkron iletişim esas olarak yazılı olarak gerçekleşir. Sonuç olarak, ileride başvurmak için yardımcı olabilecek daha iyi konuşma kayıtları sağlar.

Kaydedilmiş sesli mesajlar durumunda bile, istediğiniz zaman bilgilere erişebilirsiniz.

Eşitliği Teşvik Eder

Asenkron iletişim, utangaç insanların, içe dönüklerin ve anadili İngilizce olmayanların eşit koşullarda olduğu bir ortamı teşvik eder. Topluluk önünde konuşma konusunda daha yetenekli olan üyelerin içe dönük meslektaşlarını gölgede bırakmasını engeller.

Asenkron İletişim Nasıl Geliştirilebilir?

Birkaç yıl önce yayınlanan HBR araştırmasına göre , toplantıların bir ofis ortamında çalışanların zamanının yaklaşık yüzde 80’ini alıp götürdüğü bulundu. Bu onları fiili iş yapma şansından mahrum etti.

Neyse ki, bir yönetici olarak, şirketin ihtiyaçlarına göre senkron ve asenkron iletişim arasında geçiş yapabilirsiniz. Hem eşzamanlı hem de eşzamansız iletişimi kolaylaştırmak için işbirliği ve üretkenlik uygulamalarını kullanabilirsiniz.

Eşzamansız iletişimin işinize yaramasını sağlayacak en iyi uygulamalar şunlardır:

Asenkron İletişim için Açık Yönergeler Oluşturun

Eşzamansız iletişimi kolaylaştıran çeşitli araçlar yerinde olsa bile, etkili iç iletişim için uygun yönergeler olmadan anlamsızdır. Bu nedenle, şirket kültürünü göz önünde bulundurarak net yönergeler oluşturduğunuzdan emin olun.

Yönergelere sahip olduğunuzda, bir sonraki önemli adım, iletişim kurmak ve herkesin bu yönergelerden haberdar olmasını sağlamaktır.

Neyin Acil ve Neyin Acil Olmadığını Tanımlayın

Unutmayın, özellikle belirli iletişim platformlarını kullanırken, senkron ve asenkron iletişim arasında ince bir çizgi vardır. Bu nedenle iletişim kanalınızda hangi mesajların acil olarak kabul edilmesi gerektiğini ve nasıl etiketlenmesi gerektiğini mutlaka belirleyin.

Daha da iyisi, acil durumlar için ayrı bir kanal oluşturmayı düşünün. Bu şekilde, çalışanlar kanaldan bir mesaj geldiğinde nasıl tepki vereceklerini her zaman bilirler.

Güven oluşturmak

Bir göre Harvard Business Review çalışmada , işçilerin yüzde 34 onların yöneticileri “işlerini becerileri güven eksikliği dile getirdi.” Olduğunu kabul etti Daha da fazla sayıda çalışan, sürekli olarak ulaşılabilir olmaları gerektiğini hissettiklerini bildirdi. Amirlerinin, mesai saatlerinden sonra bile mesajlara anında yanıt vermelerini beklediğini hissettiler.

Güven olmadan etkili iletişim olamayacağını unutmayın. Bu nedenle asenkron iletişimin çalışması için kritik bir ön koşuldur.

İş Gücünüzü Anlayın

Çalışanlarınızın saat dilimleri hakkında dikkatli olmanın yanı sıra, bireysel çalışanlarınızın özelliklerini ve kültürel geçmişlerini anlamak çok önemlidir. Yazılı sözler yanlış anlaşılmalara ve yanlış anlaşılmalara yer açabilir ve bu da karşılıklı konuşmaların sayısını artırabilir.

Bu yüzden sohbetlere veya e-postalara cevap verirken sözlerinize dikkat etmelisiniz. Kendinizi nasıl ifade ettiğiniz önemlidir. Bu nedenle, her zaman mümkün olduğunca açık bir şekilde iletişim kurmaya çalışmalısınız.

Ek olarak, yanıt vermedeki gecikme göz önüne alındığında, her şeyi önceden iletmek önemlidir. Sadece “Merhaba! Bugün nasılsın?” ve orada asılı kalmasına izin verin.

Örnek Liderlik

Uzak bir ekibe liderlik ederken, hiçbir şey ekibin katılımını sağlamak kadar önemli değildir. Ekibinizi dahil etmeden asenkron iletişime geçiş yapmak kötü bir uygulamadır.

En iyi yaklaşım, çalışanlarınızın bu değişikliklerden haberdar olmasını sağlamaktır. Onlara asenkron iletişimin ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve nasıl fayda sağlayacaklarını anlatın. Size inandıklarında, daha sonra başa çıkmanız gereken daha az probleminiz olacak.

Ayrıca, asenkron iletişimi savunuyorsanız, buna göre yaşadığınızdan emin olun. Aksi takdirde, geçiş beklediğiniz kadar sorunsuz olmayacaktır.

Ayrıca çalışanlarınızı dahil ederek ortaya çıkabilecek sorunları tartışmak ve çözümler üretmek için alan yaratacaksınız. Unutmayın, aktif olarak dinlemek, ekip verimliliğini artırmaya çalışmak ve değişim yönetimi tekniklerini öğrenmek, yöneticiler için en önemli mesleki gelişim hedefleri arasındadır .

Kuruluşunuzun genel performansının eylemlerinize ve liderlik stratejilerinize bağlı olduğunu söylemeye gerek yok. Basit gerçek şu ki, çalışanlarınızın başarısı sizin başarınızdır ve onların büyümesi sizin büyümenizdir.

Sarmak

Uzaktan çalışma dünyasının her zamankinden daha popüler hale gelmesiyle, liderlerin en iyi eşzamansız işbirliği ve iletişim uygulamalarını oluşturması gerekiyor. Bir kez uygulandığında, çalışanlar kesintiler nedeniyle artık zaman kaybetmeyecek. Ayrıca, bilgiyi ne zaman ve nerede alacaklarını ve ayrıca ne zaman ve nerede yanıt vermek istediklerini seçebilirler.

Ek olarak, çalışanlar işlerini kendi zamanlarında yönetebileceklerini bilerek daha mutlu, daha az stresli ve daha odaklanmış olacaklardır. Sonuç olarak, iletişim daha etkili hale gelir ve üretkenlik artar.