Teknik Raporların Düzeltilmesi ve Düzenlenmesi
Teknik rapor editörlerinin, okuyucuları memnun edecek ve bilgilendirecek, net ve yüksek kaliteli bir yazı elde etmesine yardımcı olacak kısa bir düzenleme kılavuzu.
Teknik Rapor Nedir?
Teknik rapor, tipik olarak bir araştırma veya test projesinin sonuçlarını veya ilerlemesini açıklayan bir tür iş belgesidir. Örneğin, makale yazarı web sitesi , raporun bir yazılım performans testini tanımlayabileceğini ve analistlerin testi nasıl yürüttüğü, analiz ve sonuçları içeren sonuçlar ve teknolojide nasıl ilerleneceğine ilişkin öneriler gibi bilgileri içerebileceğini doğruladı.
Teknik Rapor Genellikle Bir Ekip Çabasıdır
Araştırma kuruluşları ve şirketler genellikle ürün sponsorları veya müşterileri için dahili olarak teknik raporlar üretir. Örneğin, bir savunma müteahhiti, kendisini bir ekipman testi yapması için kiralayan devlet kuruluşu için bir rapor hazırlayabilir. Bu tür bir rapor neredeyse her zaman bir analist veya konu uzmanı (KOBİ’ler) ekibi tarafından yazılır. Ekipte teknik yazar veya editörseniz, konu uzmanları içeriğin bir taslağını yazdıktan sonra raporun yeniden okunmasından ve düzenlenmesinden muhtemelen siz sorumlu olacaksınız. Her kuruluşun belge yazma, düzenleme ve yayınlama süreci olacaktır. Tipik olarak, teknik yazar veya editör, yazma kalitesini ve stil kılavuzuna uygunluğunu sağlar ve belgeyi dil bilgisi, yazım ve noktalama için düzenler.
Teknik Düzenleme Kontrol Listesi
Doğru dil bilgisi, yazım, noktalama işaretleri ve stil kılavuzuna uygunluk, profesyonel bir raporun temel unsurlarıdır, ancak bir ekip teknik yazarı veya editörü için asıl zorluk, yazma kalitesini cilalamaktır. Yazma kalitesi için bir raporu düzenlerken, kontrol edilecek bazı özel öğeler şunlardır:
Aktif Sese Karşı Pasif Ses
Aktif sesle yazılmış bir cümlede özne hareket eder. Pasif ses kullanıldığında, eylem nesne tarafından gerçekleştirilir. Veya bazı durumlarda eylemi gerçekleştiren kişi (aktör) ima edilir. Aktif ses kullanmak genellikle bir cümleyi daha dinamik hale getirir ve aynı zamanda daha az kelime ile noktayı ortaya çıkarır. Pasif ve aktif sesle yazılmış bazı cümle örnekleri:
- Pasif : Program XYZ Ajansı tarafından desteklenmiştir.
- Aktif: XYZ Ajansı programa sponsor oldu.
- Oyuncusuz pasif : Performans ve yetenek kazanımları gözlemlendi, ancak düzeltilmediği takdirde etkinliği sınırlayacak sorunlar belirlendi.
- Bir aktörle aktif : Proje ekibi, performans ve yetenekte iyileştirmeler gözlemledi, ancak düzeltilmezse etkinliği sınırlayacak sorunları da belirledi.
Bu, asla pasif ses kullanmamanız gerektiği anlamına gelmez. Pasif ses kullanmanın aktif ses kullanmaktan daha anlamlı olduğu durumlar vardır. Pasif sesin ara sıra kullanımı çeşitlilik sağlayabilir ve bir paragrafın akışını iyileştirebilir. Pasif sesi, raporun ana bileşeni yerine bir tutam baharat olarak kullanın. Pasif sesi şu durumlarda kullanmayı düşünün:
- Nesne, öznenin eyleminden daha önemlidir.
- Pasif bir sesle ifade edildiğinde anlam daha belirgindir.
- Konu o kadar uzun ki, okuyucu fiile geçmeden önce kaybetme tehlikesiyle karşı karşıyasınız. (Bu, konu bir kuruluşun veya programın uzun başlığı olduğunda olabilir.)
Rapor Hedef Kitleye Hitap Eder mi?
Raporun dilinin ve teknik seviyesinin hedeflenen okuyucular için uygun olduğundan emin olun. Raporu kimin okuyacağının ve iletmek istediğiniz mesajın farkında olun. Okuyucu olduğunuzu ve raporu yüksek sesle okuduğunuzu hayal etmenize yardımcı olur. Bu aynı zamanda çifte yazılmış veya eksik sözcükler gibi küçük hataları yakalamanın da harika bir yoludur.
Çoğu zaman, teknik bir rapor için hedeflenen okuyucu, meşgul bir yönetici, program yöneticisi veya askeri görevlidir – başka bir deyişle, meşgul bir kişidir. Paragrafları makul ölçüde kısa tutun ve bilgileri hızlı bir şekilde iletecekleri ve metni destekleyecekleri resimler veya çizelgeler kullanın. Yoğun metin blokları, meşgul insanlar üzerinde olumsuz bir izlenim bırakır. Küçük bir boşluk, raporun davetkar görünmesini sağlar ve keyifli bir okuma deneyimi vaat eder.
